POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS E DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE

Seção Um - Política de Proteção de Dados

Universal Language Solutions Ltd, Empresa Registrada 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham. BR3 1AT.

A ULS fornece serviços de traduções linguísticas através da combinação de seus tradutores profissionais com projetos em um serviço personalizado de acordo com seus requisitos.

Em caso de qualquer dúvida relacionada ao conteúdo desse Documento de Política e Declaração de Privacidade, ou quaisquer pedidos para acessar dados mantidos, entre em contato com Colin Allinson, Diretor Administrativo em 0208 249 6464 ou info@universallanguagesolutions.co.uk

A ULS é registrada no Information Commissioner’s Office, referência ZA394954. A pessoa responsável pela Proteção de Dados e Segurança da Informação é o Diretor Administrativo, Manitu Szerman.

COMPREENDENDO AS NOSSAS OBRIGAÇÕES

A ULS avalia e documenta todas as atividades de processamento realizadas regularmente, como a exposição de dados a um alto risco e quaisquer dados pessoais sensíveis. Essas atividades são justificadas usando a Base Legal e as Condições Especiais fornecidas nos Regulamentos e escritas em uma Declaração de Privacidade, ver Seção Dois deste documento. A Declaração de Privacidade está disponível para todas as Partes Interessadas no nosso site, universallanguagesolutions.co.uk

DIREITO DE ACESSO DO TITULAR DOS DADOS

Pessoas físicas têm o direito de pedir detalhes de quaisquer informações pessoais que a ULS possa ter sobre você, e você possui maiores direitos relacionados ao uso dessa informação, inclusive:

1. O direito de pedir retificação de informação que é imprecisa ou desatualizada
2. O direito de apagar suas informações (também conhecido como “direito ao esquecimento”)
3. O direito de restringir o modo como estamos lidando com e usando suas informações
4. O direito de pedir que as suas informações sejam fornecidas para você em um formato seguro e adequado para serem reutilizadas (também conhecido como “direito à portabilidade”)

A ULS reconhece que qualquer pessoa pode perguntar se quaisquer informações são mantidas contendo seus dados pessoais. A ULS responderá os pedidos por escrito assim que possível, não demorando mais do que 30 dias para fornecer as cópias de quaisquer dados mantidos. A empresa deverá corrigir quaisquer erros em caso de solicitação e concorda em excluir registros quando for permitido de acordo com a Base Legal.

REVISÃO DA POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS E DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE

A Proteção de Dados é um item prioritário permanente na Reunião de Revisão de Gerenciamento da ULS e na Reunião do Conselho de Diretores, incluindo a revisão da relevância e precisão da Avaliação do Impacto de Proteção de Dados e da Declaração de Privacidade. Os documentos e esse documento de política deverão ser revisados em sua integridade anualmente.

DETALHES DE SEGURANÇA

Qualquer esforço realizado para gerenciar a informação pessoal mantida pela ULS é feito de forma responsável e segura. Para isso, todo equipamento em rede é encriptado e protegido por senha, armazenado em servidores na nuvem encriptados. A cópia em backup é feita pelo nosso fornecedor de TI, Resonate Cloud Services. A autenticação de dois fatores é usada em todos os dispositivos móveis.

O Google Drive baseado na nuvem usado para o Gerenciamento de Arquivo de Projeto permite o acesso restrito atribuído somente aos Gerentes de Projeto.

É solicitado que membros da equipe usando telefones móveis para acessar informações da empresa, inclusive e-mails, adicionem segurança de PIN ou impressão digital, e que as atualizações do sistema operacional sejam baixadas quando disponíveis.

As cópias impressas de arquivos pessoais são guardadas em um armário trancado em um escritório trancado com limite de pessoas com acesso à chave. O acesso ao prédio é gerenciado através de uma recepção com funcionários.

RESPOSTA DE VIOLAÇÃO

No caso de uma violação, como assalto, perda ou roubo de um notebook ou telefone, toda a equipe e clientes atuais serão informados. Se houver um risco sério de dados pessoais serem utilizados indevidamente, então todos os contatos serão informados e o incidente será reportado ao Information Commissioner’s Office dentro de três dias após a violação ser descoberta, a ULS então obterá mais diretrizes sobre ações a serem tomadas do ICO.

SEÇÃO DOIS - DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE

Todos os documentos permanecem sob propriedade e sendo propriedade intelectual do cliente.

DECLARAÇÕES DE ATIVIDADE DE PROCESSAMENTO

ATIVIDADE

Objetivo/justificativa - Base Legal/Condição Especial

SERVIÇOS DE TRADUÇÃO

TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVO

Para o recebimento e entrega de documentos de arquivos para serem traduzidos o melhor método é o Google Drive baseado na nuvem, embora alguns clientes prefiram trocar e-mails, e este método deve ser usado quando solicitado - Contrato

REVISÃO DE DOCUMENTO

Revisão e avaliação da tradução necessárias para designar o linguista adequado - Contrato

ENGENHARIA DE ARQUIVO

Quando necessário, os documentos para serem traduzidos são convertidos para um formato alternativo antes de serem enviados a um linguista - Contrato

INSIGHTLY CRM SOFTWARE

HISTÓRICO DE PEDIDO

Retenção de serviços de tradução anteriores para otimizar serviços futuros ao cliente - Interesses Legítimos

REGISTRO DE CLIENTE

Retenção de detalhes de contato básicos para a prestação dos serviços - Contrato

CONTATOS EM GERAL

BASE DE DADOS DA INFORMAÇÃO DE CONTATO PARA EMPRESAS

Contatos de empresas de trabalho em equipe e referências para a promoção da ULS - Interesses Legítimos

SITE

Cookies são arquivos de texto gerados pelo site e armazenados parcialmente no computador do usuário com objetivos de marketing e Geração de Leads - Interesses Legítimos

CAMPANHAS DE E-MAIL

Mailchimp, uma plataforma de marketing online e uma empresa de marketing por e-mail, é usada para enviar e-mails em nome da ULS com objetivos de marketing - Interesses Legítimos

EMPRESAS

CREDENCIAMENTO

Evidências das atividades da ULS e pessoas responsáveis são fornecidas na aplicação e processo de auditoria para o certificado do ISO 9001, do Institute of Translation & Interpreting e do Chartered Institute of Linguists - Interesses Legítimos

EQUIPE

MONITORAMENTO DE AUSÊNCIA E AVALIAÇÕES

Monitorar o desempenho e ausências por doenças e feriados - Interesses Legítimos

PROBLEMAS DE RH, CONSULTOR

A referência ocasional à QBH Solutions com o objetivo de consultar documentos de RH como Contratos Empregatícios e para assistência durante a resolução de problemas disciplinares e reclamações trabalhistas - Interesses Legítimos

FOLHA DE PAGAMENTO DE TERCEIROS

A folha de pagamento é gerenciada por terceiros, a Aims Accountancy, pois esse recurso ainda não está disponível internamente - Interesses Legítimos/Conformidade Legal de Condição Especial B

REGISTROS EMPREGATÍCIOS

Retenção do formulário de aplicação e contrato, cópias de identificação e qualificações quando aplicável - Obrigação Legal/Conformidade Legal de Condição Especial B

LINGUISTAS PREFERIDOS*

Retenção das cópias de identificação, currículo e qualificações, informações de contato e país de residência quando aplicável - Obrigação Legal/Conformidade Legal de Condição Especial B

REGISTROS DE ACIDENTE

Retenção dos registros de acidente do local de trabalho - Obrigação Legal/Conformidade Legal de Condição Especial B

DADOS COMPARTILHADOS / CONTROLE DE DADOS

Os dados apenas serão compartilhados com o(s) provedor(es) diretamente envolvido(s) no projeto (por exemplo, tradutores / linguistas). Todos os provedores estão sujeitos a manter total confidencialidade conforme estipulado no Acordo de Provedores.

O “Controlador de Dados é o cliente. A ULS atua como o processador de dados e não deseja o controle sobre os dados cedidos pelos clientes. Os clientes têm o direito de pedir que a ULS delete ou devolva qualquer dado quando requisitado.

 

*Para alguns projetos de tradução, o cliente pede a identidade do linguista, então esta é compartilhada através do sistema baseado na nuvem seguro.

Controle de registros

O quê	Como	Onde	Por quanto tempo	Destruição
Orçamentos	Correio eletrônico	Correio eletrônico / servidor do Google Drive	2 anos	Exclusão permanente
	Correio eletrônico	Correio eletrônico / servidor do Google Drive	Orientação de código	Exclusão permanente
Arquivos de tradução	Cópia impressa	Gaveta trancada	1 ano	Triturado
	Copia eletrônica CDs USBs	Gaveta trancada Correio eletrônico / servidor	2 anos	Eliminado a pedido dos clientes
Outlook Address Book	Online	Conta segura	Indefinido
Registros de funcionário	Arquivos impressos e escaneados	Servidor/Escritório	3 anos	Exclusão permanente/Triturado
Livro de acidente	Livro	Escritório	7 anos	Triturado
Faturas	Criadas eletronicamente e impressas	Servidor/Escritório	7 anos	Exclusão permanente/Triturado